Jak prawidłowo rozliczyć grudniowe wynagrodzenia

Zaliczenie wynagrodzenia do kosztów bilansowych i podatkowych

Szczególny sposób ewidencjonowania kosztów pośrednich do celów bilansowych 
i podatkowych dotyczy wynagrodzeń i należnych od nich składek na ubezpieczenie społeczne. Należności te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Bilansowo są kosztami uzyskania za okres, którego dotyczą niezależnie od terminu wypłaty.

Przepis o terminie wypłaty wynagrodzeń może być zapisany w regulaminie wynagrodzeń firmy lub wynikać z innych zapisów czy porozumień związkowych. Przykładem może być termin wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc do 10 dnia następnego miesiąca.

W przypadku uchybienia temu terminowi wynagrodzenia mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika (art. 15 ust. 4g ustawy o CIT i odpowiednio art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT). Zgodnie z tą zasadą wynagrodzenia za grudzień mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów grudnia bądź stycznia następnego roku. A zatem ich rozliczenie w grudniu albo w styczniu następnego roku będzie uzależnione od wypłacenia wynagrodzeń w terminie przewidzianym w przepisach prawa pracy bądź umowie.

Jeśli został zachowany termin wypłaty wynagrodzenia, ustalony zgodnie z przepisami prawa pracy lub zgodnie z umową, wówczas pracodawca zaliczy wynagrodzenie za grudzień danego roku, wypłacone w styczniu następnego roku, do kosztów grudnia danego roku.

Natomiast jeśli pracodawca nie dotrzyma terminu wypłaty wynagrodzenia za grudzień, wypłata nastąpi po 10 dniu następnego miesiąca, wówczas będzie mógł je zaliczyć do kosztów podatkowych w miesiącu wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT), np. do kosztów podatkowych stycznia nowego roku. Pracodawca nie ma możliwości wyboru, determinantem faktyczny termin wypłaty wynagrodzenia.

Zaliczenie składek ZUS do kosztów bilansowych i podatkowych

Składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wynagrodzenia ze stosunku pracy w części finansowanej przez płatnika składek (spółkę), składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są wymagane, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

  1. z tytułu należności wypłaconych lub pozostawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
  2. z tytułu należności wypłaconych lub pozostawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Płatnik składek zatrudniający pracowników opłaca składki za dany miesiąc nie później niż:

  1. do 5 dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;
  2. do 15 dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy.

A zatem składki ZUS mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w grudniu, jeśli od wypłaconych wynagrodzeń za grudzień danego roku w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (wg np. regulaminu wynagrodzeń czyli do 10 dnia następnego miesiąca) składki zostaną opłacone do 15 stycznia następnego roku.

W przypadku przekroczenia terminu przewidzianego do opłacenia składek na ubezpieczenie stosuje się do nich art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy o CIT, tzn. można zaliczyć składkę do ZUS w miesiącu jej opłacenia.

Pensja wypłacana w styczniu następnego roku za rok poprzedni – kiedy przychód dla pracownika?

Za przychody ze stosunku pracy uważane są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a w szczególności wynagrodzenia. Od wypłaconych lub pozostawionych wynagrodzeń płatnik (spółka) ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy pracownika, które wpłaca do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki.

Jeśli wynagrodzenie wypłaca się w styczniu danego roku, jest przychodem pracownika za poprzedni rok. Płatnik za wynagrodzenie wypłacone w styczniu (mimo że jest wypłacone za grudzień) pobiera zaliczkę na podatek dochodowy i wpłaca ją na konto właściwego urzędu skarbowego do 20 lutego 2015 r.
Ponadto zaliczkę tę powinien wykazać w deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-4R za nowy rok, którą musi złożyć do końca stycznia następnego roku podatkowego do urzędu skarbowego, zgodnie z siedzibą płatnika, tj. do końca stycznia następnego roku.

Wynagrodzenie za grudzień danego roku wypłacone w styczniu następnego roku należy także wykazać w informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – PIT-11 – i przekazać do końca lutego (w tym przypadku roku następnego po roku poprzednim) do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pracownika oraz samemu pracownikowi.