Anulowanie faktury VAT

Przepisy ustawy o VAT oraz aktów wykonawczych do tej ustawy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wygenerowanych faktur. Zwykle podatnicy stosują tzw. anulowanie faktury, które nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego. Jest to dopuszczalne, co potwierdzają organy podatkowe w wydawanych interpretacjach.

Kiedy można anulować fakturę?

Jednym z podstawowych warunków, który musi zaistnieć, aby było możliwe anulowanie faktury jest ustalenie, czy została wprowadzona do obiegu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność niedokonaną. Taka faktura nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT.
Korekta faktury do zera: Nie należy mylić anulowania faktury z jej korektą do zera. Anulowanie faktury jest możliwe, gdy nie dokumentuje ona czynności opodatkowanej, która została ujawniona w jej treści i nie została wprowadzona do obrotu prawnego. Korekta do zera występuje, gdy dokonano np. zwrotu towaru, a więc powstał wcześniej obowiązek w VAT.

Zwrot wystawionej faktury

Anulować można faktury w przypadku, gdy zostały wystawione i wysłane do miejsca wskazanego przez klienta wraz z zamówionymi towarami, a klient odmawia ich przyjęcia i nie dokonuje za nie zapłaty. W takiej sytuacji nie dojdzie do faktycznej sprzedaży towarów. Nie zostaną one wprowadzone do obrotu prawnego – klient nie odbierze faktury i nie wprowadzi jej do swoich ksiąg podatkowych.
Szczególnie można anulować fakturę, która została wygenerowana przez sprzedawcę, ale nie została odebrana przez nabywcę.

Faktyczna sprzedaż

W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) powinien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.
W konsekwencji, w przypadku sporządzenia faktur na okoliczność transakcji, która nie doszła do skutku istnieje prawo anulowania faktury (oryginału i kopii), pod warunkiem że faktura ta nie została wprowadzona do obiegu prawnego. Anulowanie faktur dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktury dokumentują czynności rzeczywiście niedokonane.

Wystawianie faktury: Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura VAT sporządzona, a nie wprowadzona do obrotu prawnego (nie została doręczona adresatowi), nie jest zatem fakturą wystawioną.

W odniesieniu do dokonania czynności należy powołać art. 7 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Jest to czynność, która daje otrzymującemu prawo do dysponowania rzeczą oraz do sprawowania faktycznego władztwa nad rzeczą. Nie oznacza to tylko przeniesienia prawa własności do rzeczy. Musi zaistnieć faktyczna możliwość dysponowania towarem, a nie rozporządzania nim w sensie prawnym. Sformułowanie „jak właściciel”, wiąże moment powstania obowiązku podatkowego w VAT z chwilą uzyskania możliwości ekonomicznego dysponowania towarem przez nabywcę.

Nie dojdzie do dostawy towarów w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, gdy wystawca sprzedawca nie dostarczy klientowi faktury sprzedaży (pozostanie w posiadaniu kompletu dokumentów sprzedaży), a klient nie odbierze zamówionych przez siebie towarów.

Unieważnienie umowy sprzedaży

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Trzeba pamiętać jednak, że podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.

W sytuacji, gdy usługa nie została w pełni wykonana, ponieważ nie przekazano klientowi jakiejś części usługi częściowej np. kodu źródłowego do wykonanej aplikacji internetowej, istnieje obowiązek fakturowania zaliczek i częściowych czynności.

Jak anulować fakturę?

Sposób anulowania faktury: Jeżeli podatnik zauważy, że źle wystawił fakturę zaraz po jej wydrukowaniu może zniszczyć dokument, a kolejna wystawiona faktura otrzyma ten sam numer. Inaczej musi się zachować, gdy po wystawieniu wadliwej faktury sporządzone zostały następne dokumenty księgowe z kolejnymi numerami. Anulowanie faktury powinno odbyć się wtedy przez przekreślenie oryginału i kopii stosownej faktury, z odpowiednią adnotacją, która ma uniemożliwić ich powtórne wydanie i wykorzystanie.
Należy też zawrzeć informację o przyczynie oraz okolicznościach anulowania. Oba przekreślone i opisane egzemplarze faktury powinny pozostać w dokumentacji podatkowej wystawcy.

Nie ma konieczności wprowadzania jej do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT. Trzeba natomiast (tj. zarówno jej oryginał, jak i kopię) przechowywać w dokumentacji podatkowej firmy wraz z dokonaną adnotacją unieważniającą fakturę (można także podać przyczynę anulowania), która uniemożliwi chociażby pomyłkowe powtórne wydanie i wykorzystanie faktury.

Jeżeli anulowana faktura została już ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, konieczne jest sporządzenie korekty deklaracji i obniżenie wyliczonego w niej VAT. Korekta taka dokonywana jest inaczej, niż w przypadku wystawienia faktur korygujących, kiedy to podatnik jest uprawniony do obniżenia VAT dopiero w deklaracji za okres rozliczeniowy, w którym otrzymał potwierdzenie odbioru przez kontrahenta faktury korygującej.

W przypadku zaewidencjonowania faktury w księgach i w rejestrze VAT, podatnik ma prawo do obniżenia obrotu o wartość transakcji z anulowanej faktury poprzez wystornowanie faktury w księgach i w rejestrze VAT (tj. w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym została pierwotnie ujęta).
W razie uwzględnienia przy sporządzaniu deklaracji VAT, kwot wykazanych na fakturach, które powinny być anulowane, należy dokonać korekty deklaracji w zakresie obniżenia podatku należnego, za okres, w którym rozliczono „pomyłkowo” faktury, i wraz z korektą deklaracji złożyć na piśmie organowi podatkowemu stosowane wyjaśnienia.

W celu usunięcia błędu należy skorygować deklaracje VAT za miesiąc (kwartał), w którym te faktury zostały rozliczone, poprzez obniżenie odpowiednio kwoty zadeklarowanej podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, a także skorygowania rejestru sprzedaży (zob. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 czerwca 2014 r., nr IPPP1/443-432/14-2/AS).

Kiedy konieczna jest korekta?

W przypadku gdy faktura została już wprowadzona do obiegu, zmiany zawartych w niej danych przedsiębiorcę dokonuje przez korektę. Tym sposobem można zmienić widniejące na fakturze pierwotnej dane dotyczące stron transakcji, stawkę i kwotę VAT, cenę, nazwę towaru.

O tym warto pamiętać

Fakturę można anulować tylko wtedy, gdy nie trafiła do obrotu. Natomiast, gdy dokument sprzedaży trafił już do obiegu, zmiany zawartych w niej danych trzeba skorygować.
Jeżeli po wystawieniu wadliwej faktury sporządzone zostały następne dokumenty księgowe z kolejnymi numerami, fakturę anulujemy przez przekreślenie oryginału i kopii stosownej faktury. Konieczna też jest adnotacja, która uniemożliwić ich powtórne wydanie i wykorzystanie.